Những kỹ năng cần có của một người Thư ký văn phòng

Nghề Thư ký văn phòng là một nghề rất phổ biến hiện nay. Bởi hầu hết các văn phòng đều cần có một người thư ký. Nhưng định nghĩa ngành thư ký văn phòng là gì thì nhiều người còn nhầm lẫn và có những cách hiểu không đúng về ngành nghề này. Vì vậy, trong bài viết này chúng ta sẽ cùng đi giải nghĩa về nghề này cũng như tìm hiểu về những kỹ năng mà một người thư ký văn phòng cần có.

Ngành thư ký văn phòng là gì?

Thư ký văn phòng hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý.Biểu mẫu công việc hành chính nhân sự đưa ra nhằm đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vu đạt hiệu quả trong công việc. Các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi. Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng đội ngũ CBCNV theo yêu cầu, chiến lược của Công ty Cổ phần Tập đoàn HIPT chia sẻ với các bạn chức năng, nhiệm vụ và các biểu mẫu mô tả công việc phòng hành chính nhân sự để các bạn tiên cho việc tải về và chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu của công ty

Thư ký văn phòng là người giúp hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý

Khi nhắc đến thư ký thì nhiều người vẫn nghĩ đó là một người chỉ thực hiện công việc đánh máy các văn bản hay chạy việc lặt vặt cho các giám đốc. Các hiểu này hoàn toàn sai và mang tính chủ quan đánh giá thấp ngành thư ký. Thực chất ngành thư ký văn phòng là một ngành rất quan trọng.

Một người thư ký văn phòng giỏi là sẽ người trợ thủ đắc lực cho các nhà quản lý. Công việc của họ có thể thầm lặng nhưng nếu thiếu họ một ngày thì những nhà quản lý sẽ gặp rắc rối vì không thể giải quyết được khối lượng công việc khổng lồ một cách hợp lý. Bởi thư ký văn phòng là người giúp lập các kế hoạch, sắp xếp lịch trình cho các nhà quản lý một cách hợp lý nhất. Họ cũng là người chuẩn bị các tài liệu, tiếp nhận và xử lý các thông tin chuyển đến những bộ phận liên quan để giải quyết. Có thể nói, ngành thư ký văn phòng chính là đầu mối để giúp giải quyết mọi công việc trong văn phòng.

Kỹ năng cần có của một người thư ký văn phòng cần có

Thư ký văn phòng cần nhìu kỹ năng DOWNLOAD FILE .DOC >>> 1.1 Mô tả công việc Trưởng phòng tổ chức hành chính

Thư ký văn phòng cần có nhiều kỹ năng

Trước đây có một quan niệm cố hữu trong đầu nhiều người nghĩ rằng thư ký chỉ cần là những người đẹp, chân dài, không cần phải học thức cao. Nhưng đó là một quan niệm sai lầm. Những người làm nghề thư ký văn phòng đòi hỏi phải có rất nhiều những kỹ năng cũng như kiến thức ở nhiều lĩnh vực. Có thể kể đến như: Công ty Cổ phần Tập đoàn HIPT

Kỹ năng quản lý DOWNLOAD FILE .DOC >>> 1.2. Mô tả công việc nhân viên tiền lương

Người làm thư ký phải có kỹ năng quản lý để sắp xếp công việc tại văn phòng một cách hợp lý nhất.

Kỹ năng giao tiếp

Đây là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết một người thư ký văn phòng cần có. Bởi một người thư ký sẽ phải thực hiện công việc gặp gỡ, tiếp xúc với rất nhiều người. Do vậy, họ cần phải có kỹ năng giao tiếp khéo léo để thu phục lòng người.

Kỹ năng tin học là một kỹ năng cần có của Thư ký văn phòng

Chức năng và nhiệm cụ của phòng hành chính nhân sự

Chức năng: DOWNLOAD FILE .DOC >>> 1.3. Mô tả công việc lái xe

Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui định, chỉ thị của Ban Tổng Giám đốc (BGĐ).

Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty.

Nghiên cứu và nắm vửng qui định pháp luật liên quan đến hoạt động của Công ty, đảm bảo cho hoạt động của Công ty luôn phù hợp pháp luật.

Kiểm tra việc thực hiện nội qui của các bộ phận và cá nhân trong toàn Công ty Cổ phần Tập đoàn HIPT.

Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và tái đào tạo

Phục vụ các công tác hành chánh để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo – điều hành, phục vụ hành chánh để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt.Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty.

Tham mưu đề xuất cho Lãnh đạo để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân sự.

Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giửa BGĐ và Người lao động trong Công ty.

Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý chất lượng, Hệ thống Quản lý Môi trường và Trách nhiệm Xã hội tại Công ty.

Nhiệm vụ: DOWNLOAD FILE .DOC >>> 1.5. Mô tả công việc nhân viên bảo vệ công ty

Bảo vệ lợi ích hợp pháp của Công ty và của người lao động.

Tổ chức thực hiện các Quyết định, Quy định của BGĐ.

Báo cáo đầy đủ, kịp thời và trung thực tình hình diễn biến và kết quả công việc khi thực hiện nhiệm vụ BGĐ giao.

Chịu trách nhiệm về kết quả công việc do Phòng thực hiện.

Chấp hành các quyết định khen thưởng, kỷ luật của BGĐ đối với kết quả công việc của Phòng.

Phục vụ tốt nhất các điều kiện pháp lý hành chánh, hậu cần, an sinh để sản xuất thông suốt.

Cùng với Công đoàn trao đổi, dung hoà các lợi ích giửa cá nhân với cá nhân, giửa cá nhân với tổ chức.

Lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản Công ty Cổ phần Tập đoàn HIPT.

Thụ lý và cố vấn Ban Giám đốc về bồi thường thiệt hại khi xảy ra tổn thất về tài sản của Công ty.

Sửa chửa kịp thời những sai sót trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Tổng hợp ý kiến của mọi bộ phận và cá nhân trong Công ty để tham mưu cho Ban GĐ trong công tác quản lý.

Tham mưu xây dựng cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty.

Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và quản lý việc chấp hành các nội qui đó.

Xây dựng, tổ chức, quản lý và phát triển nguồn nhân lực.

Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.

Quản lý và cải tiến công tác hành chánh trong Công ty Cổ phần Tập đoàn HIPT.

Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin.

Phục vụ hành chánh, phục vụ một số mặt hậu cần cho sản xuất kinh doanh.

Làm cầu nối giửa Lãnh đạo Công ty và tập thể người lao động.

Xử lý tốt các mâu thuẩn nội bộ trong tập thể CBCNV, gìn giử đoàn kết và kỷ luật trong Công ty.

Xây dựng môi trường làm việc văn minh, hiện đại.

Bảo vệ con người, quản lý và bảo vệ tài sản của Công ty Cổ phần Tập đoàn HIPT.

Tổ chức, phối hợp và hổ trợ các bộ phận khác để thực hiện các công tác đặc biệt do Ban Giám đốc phân công.

Thực hiện các công tác pháp lý cơ bản, bảo vệ lợi ích pháp lý cho Công ty, giữ các hồ sơ pháp lý của Công ty.

Phối hợp với các đơn vị khác bảo vệ bản quyền nhãn hiệu hàng hóa, kiểu dáng công nghiệp, xuất xứ, phát minh, sáng chế… của Công ty.

Cập nhật, phổ biến các qui định luật pháp, tư vấn pháp luật cho BGĐ.

Xây dựng, gìn giử và phát triễn mối quan hệ tốt với các cơ quan quản lý Nhà nước.Liên hệ với các cơ quan, đơn vị bên ngoài về chế độ chính sách cho người lao động.

Xây dựng, gìn giử và phát triễn mối quan hệ tốt với cộng đồng xã hội xung quanh.Tổ chức lể tân, tiếp khách hàng, đối tác trong, ngoài nước. Xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp, từng bước xây dựng văn hóa riêng của Công ty tạo điều kiện phục vụ tốt nhất cho khách hàng.

Tổ chức thu thập, phân tích, xử lý, lưu trử và phổ biến các thông tin kinh tế, xã hội, thương mại, pháp luật, công nghệ và kịp thời báo cáo BGĐ để có quyết định kịp thời.

Kỹ năng tin học là một kỹ năng cần có của người thư ký văn phòng.Kỹ năng tin học

Người thư ký văn phòng phải có khả năng vi tính thành thạo bởi họ sẽ là người phải chuẩn bị tài liệu cho các nhà quản lý, sắp xếp công việc tại văn phòng cho khoa học. Vì vậy, kỹ năng về vi tính Word, Excel, PowerPoint phải tốt để công việc được hiệu quả.

Khả năng ngoại ngữ

Ngoại ngữ là một trong những yêu cầu của một người thư ký văn phòng đặc biệt là trong thời kỳ hội nhập hiện nay. Bởi người thư ký sẽ là người đồng hành cùng nhà quản lý trong các cuộc gặp gỡ đối tác nên việc có khả năng ngoại ngữ là một điều cần thiết.

Trên đây là những chia sẻ về ngành thư ký văn phòng là gì cũng như những kỹ năng cần có của nghề này. Hy vọng với những chia sẻ này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về ngành nghề đang được rất nhiều người lựa chọn này.

 

 

Bài viết liên quan